Sử dụng quyển ghi order mặc dù là phương pháp truyền thống song vẫn được áp dụng rộng rãi trong các nhà hàng, quán ăn, quán café hiện nay, thậm chí là tại các nhà hàng, khách sạn cao cấp.
Nguyên nhân là có những tính năng mà chưa có một phương thức order hiện đại nào có thể thay thế được. Tuy nhiên, để quyển order có thể phát huy hết khả năng của mình thì khi sử dụng chúng ta cần biết:
Cách quản lý các quyển ghi order
Quản lý nhà hàng phải trực tiếp hoặc ủy quyền cho một nhân viên nào đó sẽ thay mình quản lý việc nhận quyển order từ phía thu ngân.
Hàng ngày khi giao các quyển order cho người ghi thì người giao phải bàn giao đầy đủ tên quyển, số liên order và phải có ký xác nhận.
Mọi việc bàn giao phải có sự xác nhận của người nhận vào sổ giao nhận.
Người được giao order không cho người không liên quan giữ các quyển order.
Trong thời gian không phục vụ nên cho những quyển order vào tủ và khóa chúng thật cẩn thận.
Những việc làm trên có vẻ rắc rối và thừa thãi, song đó chính là quy trình quản lý của một nhà hàng chuyên nghiệp để không cho phép bất cứ sai sót nào xảy ra.
Nguyên tắc ghi order
Thường thì một ngày làm việc sẽ có nhiều ca, mỗi ca thường là những nhân viên khác nhau. Khi bắt đầu 1 ca mới, người order phải ghi các quyển order theo thứ tự ưu tiên là những quyển có số liên order còn ít trước tiên.
Nhân viên ghi order phải ghi theo thứ tự số tăng dần trong quyển order, không được ghi “nhảy cóc”. Ví dụ: Số ghi mới nhất là 123 lại bỏ qua liên số 124 và ghi tiếp vào 125.
Sau khi ghi order, phải chuyển ngay, đủ và đúng thời gian các liên của order đến bộ phận liên quan.
Ghi rõ ràng, đầy đủ mã món ăn, số lượng món trong order và không được viết tắt trừ những quy định riêng của nhà hàng.
Bắt buộc giữ lại một liên trong order.
Toàn bộ nội dung trong các liên phải giống nhau. Mọi việc thay đổi vào các liên sau khi đã ghi order và xé liên phải có ý kiến và xác nhận của quản lý nhà hàng, hoặc order vào liên khác.
Sau khi kết thúc order phải gạch hết liên.
Quy tắc hủy order
Khi hủy món nhân viên bàn phải chuyển cả 3 liên cho quản lý nhà hàng xác nhận và thu ngân được biết.
Khi hủy phải có chữ ký của quản lý nhà hàng lên tất cả các liên sau khi đã kiểm tra sản phẩm hủy đầy đủ.
Trong mọi trường hợp khách muốn trả đồ ăn phải có chữ ký của quản lý vào các liên order. Quản lý sẽ có nhiệm vụ giải trình lý do tại sao món ăn đó lại bị trả lại cho Ban giám đốc.
Trên là những nguyên tắc khi sử dụng quyển order của một nhà hàng chuyên nghiệp. Nếu nhà hàng của bạn cũng muốn phục vụ khách hàng và quản lý nhân viên thật chuyên nghiệp thì hãy sử dụng phiếu ghi order cùng với những nguyên tắc quản lý chặt chẽ, rõ ràng như trên.
